CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN: PRINCIPIOS GENERALES Y PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS

1.- Principios generales

SARETEC SURVEY IBÉRICA S.A.U. está profundamente comprometida con la cultura del cumplimiento normativo, así como con los principios de integridad, responsabilidad y transparencia que han de regir toda organización empresarial.
Asimismo, es consciente de la necesidad de proteger de forma eficaz a aquellas personas que denuncien acciones u omisiones que hayan conocido en un contexto laboral o profesional y que, vulnerando los principios expuestos, constituyan infracciones penales o administrativa graves.

Por dicho motivo y con la doble voluntad de velar por el cumplimiento normativo dentro de la empresa, detectando y previniendo cualquier comportamiento irregular, y de cumplir igualmente con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (transposición de la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre las infracciones del Derecho de la Unión, “Directiva de Whistleblowing”), SARETEC SURVEY IBÉRICA S.A. viene a implantar un sistema interno de información y, concretamente, a habilitar un canal de denuncias.

Este sistema constituirá el cauce preferente para la comunicación de denuncias y se rige por los siguientes principios generales:

•  Confidencialidad respecto a la identidad y datos del informante y de cualquier otra persona afectada.
• Confidencialidad en la investigación y tratamiento de la información.
• Anonimato, posibilitándose las comunicaciones anónimas.
• Prohibición de represalias hacia el informante, que puede extenderse a personas vinculadas con él.
• Presunción de inocencia y derecho de defensa de las personas investigadas.
• Independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de intereses.
• Tramitación efectiva de las denuncias.
• Protección de datos de carácter personal, que se tratarán de acuerdo con la legislación vigente en la materia.

2.- Objeto y contenido

De acuerdo con la normativa mencionada anteriormente, SARETEC SURVEY IBÉRICA SAU ha designado un responsable del sistema de información interno, (en adelante, RSII).
Este responsable desarrollará sus funciones de manera independiente y autónoma y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo.
El objeto del Canal de Denuncias será establecer un procedimiento de comunicación con dicho responsable, de forma que, a través de este Canal se puedan poner en su conocimiento conductas que puedan constituir:

• Infracciones del Derecho de la Unión Europea (en los términos previstos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción).
• Infracciones administrativas graves o muy graves.
  – Hechos delictivos.
  – Incumplimientos de las políticas internas de la empresa.
• El presente Canal podrá ser utilizado por cualquier persona que en un contexto laboral o profesional tenga información sobre las infracciones expuestas, incluyendo no sólo a los empleados de SARETEC SURVEY IBÉRICA SAU, y becarios, voluntarios y trabajadores en formación, sino a los miembros de los órganos de administración, dirección y supervisión de la empresa, contratistas, subcontratistas y proveedores y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de éstos.

3.- Gestión del Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias será gestionado por el Responsable del Servicio de Información Interno (RSII) nombrado por la empresa, quien recibirá las comunicaciones (que pueden ser verbales o escritas) a través de los medios siguientes: 3

• A) A través de la plataforma habilitada a tal efecto en la página web de la empresa: www.saretec.es, cuyo uso se recomienda preferentemente.
• B) Por correo electrónico a la dirección: canaletico@saretec.es
• C) Por correo postal, a la dirección: Ps. De la Castellana 143 6º D 28046 Madrid
• En este caso, es recomendable si bien no es obligatorio, que el envío se realice con acuse de recibo para poder comprobar la recepción y la fecha de ésta.
• D) Por vía telefónica o través de mensajería de voz, al número 606 289 821
• E) Presencialmente ante el RSII, previa solicitud por cualquiera de las vías anteriores. El plazo máximo para realizar la reunión será de 7 días desde la recepción de la solicitud.

Las comunicaciones verbales deberán documentarse, previo consentimiento del informante, bien a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla (pudiendo el informante revisar, modificar y aceptar la misma) o bien mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible. En este último caso, se informará al denunciante del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Al realizar la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro para recibir las notificaciones.
En todo caso, se admite la presentación de denuncias y comunicaciones de carácter anónimo.

4. Procedimiento.

SARETEC SURVEY IBERICA SAU estructura el siguiente procedimiento de actuación, que se desarrollará bajos los principios de celeridad y confidencialidad, garantizándose la ausencia de represalias contra el denunciante. Las actuaciones se llevarán a cabo con la máxima discreción, respetándose en todo caso la intimidad y la dignidad del informador, así como de cualquier persona que intervenga en el proceso.
Del mismo modo, se respetará el principio de presunción de inocencia del denunciado, así como su derecho de defensa, al honor y a la intimidad. 4

Las personas mencionadas en el apartado 2 de este texto que tengan conocimiento de conductas u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea (que afecten a los intereses financieros de la Unión o incidan en el mercado interior), infracciones administrativas graves o muy graves, hechos delictivos o incumplimientos de las políticas internas de SARETEC SURVEY IBERICA SAU podrán ponerlo en conocimiento del RSII por los medios anteriormente enunciados.
Dicha comunicación, que se recomienda que sea lo más detallada posible, deberá contener, en la medida de lo posible, los siguientes extremos:

• i. Descripción de las conductas.
• ii. Posibles personas implicadas.
• iii. Fechas (al menos, aproximadas) de comisión de los hechos.
• iv. Medios a través de los cuales se han realizado las conductas.
• v. Documentos o pruebas de los hechos.

Recibida la comunicación por el RSII, éste enviará acuse de recibo al informante en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
Si la denuncia fuera dirigida contra él mismo o existiera conflicto de intereses, deberá abstenerse.
Una vez analizada por el RSII la comunicación recibida se procederá a su estudio para ver si procede o no darle trámite.
En este momento, o en cualquier otro del procedimiento, se podrá contactar con el informante (salvo el caso de denuncias anónimas) para solicitarle información adicional.
Analizada la denuncia y, en su caso, la información adicional, el RSSI procederá a:

• a) Comunicar al informante el archivo de las actuaciones cuando la información remitida no entre dentro del ámbito de competencias o la misma sea notoriamente falsa, infundada o no constituya hecho delictivo, infracción administrativa, vulneración del derecho comunitario o infracción de las políticas internas.
• b) Comunicar al informante la apertura de un expediente de investigación.

Admitida a trámite la denuncia, el RSII llevará a cabo una investigación, en la que podrá contar con asesores externos, si se estima necesario. En el curso de la misma deberá comprobar la veracidad de los hechos, practicando las diligencias que crea oportunas y, en particular, dando audiencia a afectados y testigos.

Se deberá informar al denunciado de los hechos de los que se le acusa, así como de su derecho a la presunción de inocencia, intimidad, honor, defensa y a ser oído en cualquier momento del procedimiento. Esta información le será proporcionada en el momento que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación, intentando que sea lo antes posible.
Igualmente, habrá de celebrarse una reunión con el denunciado para que exponga su versión de los hechos y aporte, en su caso, los medios de prueba que crea oportunos.

Se llevará a cabo una relación de las actuaciones practicadas y de las pruebas examinadas a lo largo de la investigación.
El plazo máximo para la conclusión de la investigación y comunicación del resultado a denunciante no podrá exceder de tres meses desde la recepción de la denuncia, salvo especial complejidad del asunto, en cuyo caso podrá ampliarse otros tres meses, comunicándose en todo caso dicha circunstancia al denunciante.

Concluida la investigación o transcurrido el plazo máximo, el RSII emitirá resolución en la que, después de exponer los hechos denunciados, identificar a los informantes (si es posible) y relatar las diligencias practicadas y pruebas examinadas, valore los hechos probados, acordando:

• El archivo del expediente si entiende que no existe hecho delictivo, infracción administrativa, vulneración de derecho comunitario o infracción de políticas internas de la compañía.
• La continuación del procedimiento, si se estima que, de las diligencias practicadas, ha quedado suficientemente acreditada la comisión por el denunciado de un acto contrario a la ley o a las políticas de la empresa.

En este caso, el RSII deberá comunicar el resultado de la investigación al órgano de administración de la empresa, quien informará a éste del sentido de su decisión. 6

Igualmente, el RSII comunicará su resolución a Recursos Humanos, proponiendo la aplicación de las medidas disciplinarias oportunas.
Cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, el RSII remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato; y en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
– La recomendación de medidas preventivas y controles para evitar que los hechos denunciados puedan repetirse.

5.- Protección del denunciante.

De conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, SARETEC SURVEY IBÉRICA SAU velará para que las personas que hayan formulado una de las denuncias a las que se refiere este texto no sean objeto de intimidación, persecución o represalia alguna.
En concreto, se prohíbe cualquier tipo de trato desfavorable que sitúe a las personas que lo sufran en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

Estar protección se hará extensiva a las personas relacionadas con el denunciante así como a aquellas personas que le hayan asistido en el procedimiento.
SARETEC SURVEY IBÉRICA SAU se compromete a adoptar las medidas necesarias para proteger al informante en caso de represalias, así como a aplicar las medidas disciplinarias correspondientes frente a aquellas personas que las hayan promovido.

6.- Denuncias falsas

Las denuncias que se demuestren como intencionadamente falsas o realizadas con la exclusiva finalidad de perjudicar a otras personas, obtener algún beneficio en el ámbito laboral o profesional o eludir deberes, darán lugar a la adopción de las medidas

disciplinarias correspondientes, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales conforme a la legislación vigente.
Si se acreditara que toda o parte de la información facilitada no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde que se tenga constancia de ello, salvo que la falta de veracidad pueda constituir una infracción penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario para la tramitación del correspondiente procedimiento.

7.- Archivo

El RSII llevará un libro-registro de las comunicaciones recibidas y las investigaciones realizadas, que estará bajo su custodia, no será público y será accesible únicamente a los jueces y tribunales en el marco de un procedimiento judicial.
Los datos personales relacionados con las comunicaciones e investigaciones se conservarán por el tiempo estrictamente necesario y en ningún caso más de diez años.

8.- Protección de datos personales

SARETEC se compromete a asegurar la confidencialidad y la protección de los datos de carácter personal de los usuarios del Canal de Denuncias, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
Todas las personas que intervengan en el procedimiento o conozcan su contenido están sujetas a una obligación de confidencialidad.

El procedimiento garantizará que la identidad del informante se mantenga confidencial en todas sus etapas del tratamiento de sus datos de carácter personal, de modo que nunca podrá ser revelada al denunciado. No se divulgará dicha identidad a terceros, a la persona denunciada ni a los directivos del empleado, a excepción de que sea necesario su conocimiento por parte de las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento sancionador o judicial incoado como consecuencia de la investigación llevada a cabo por el RSII.

Se informará a los usuarios del Canal de Denuncias de su derecho de acceso, rectificación y supresión, así como a oponerse al tratamiento de los datos de carácter personal. Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

El ejercicio del derecho de acceso del denunciado estará limitado a los propios datos de carácter personal objeto de tratamiento, sin que se pueda entender incluido dentro del ejercicio de ese derecho los datos relativos al informante.

Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. La cancelación de los datos de carácter personal del Canal de Denuncias será llevada a cabo cuando el análisis y utilización de los mismos haya finalizado, que en ningún caso podrá superar los tres meses desde la recepción de la denuncia. Todo ello con la salvedad que de su tratamiento se deriven procedimientos sancionadores, administrativos o judiciales.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a la supresión de la comunicación o, en todo caso, a la anonimización irreversible de los datos personales que consten en la misma, incluyendo la supresión de cualquier elemento o mención que permitiera identificar inequívocamente a las personas informante y denunciada.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para la adecuada gestión de la denuncia.
SARETEC SURVEY IBERICA S.A.U ha establecido una política de privacidad vinculada al canal de denuncias, que puede consultarse en la página web de la empresa.